ELABORACIÓN ACTA ADMINISTRATIVAS NTC 3394

ACTA

Acta: Documento en lo que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

Acta Registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anonimas. Llimitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

Acta no Registrada: Documento que constituye la memoria de reunion o actos administrativos.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: en el margen superior de la primera pagina la razón social ompresa o escrita.

COOPERATIVA DE INGENIEROS
NIT 125.359.256 1

TITULO: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el caracter de la reunión sea extraordinario.

REUNIÓN DE GERENCIA

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO

Despues de titulo a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponde.

ACTA 012

Fecha: contra el margen derecho, a tres interlineas de la denominacion de documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se ha ralizado la reunion y la fecha completa ( dia, mes y año ) separado por coma
(,).

FECHA: Bogotá, 19 de febrero 2009.

Hora: contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlineas de la fecha se digita la palabra HORA en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.

HORA: De 12:20 a 14:00 horas

Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra LUGAR,
en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

LUGAR: Sala de Juntas

Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.

Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.

Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.

Desarrollo: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum
En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan

Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

Firmas responsables: De las firmas se deben aparecer por lo menos dos en la página que finaliza el texto.